정기 주주총회 의사록, 등기 사안이 없으면 공증을 생략해도 될까?

등기사항이 없는 주주총회 의사록의 공증 필요 여부

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[글 주요 쟁점] -등기 사항이 없는 정기주주총회(재무제표 승인 등)의 공증 의무 여부 -투자계약(SSA/SHA) 상 의사록 공증 강제 조항 존재 가능성 -주주총회 안건 중 상업등기가 수반되는 항목 총정리 -등기 사안이 없더라도 실무적으로 공증을 권고하는 3가지 이유

[세줄 요약]

1) 상업등기를 수반하지 않는 의안(결산 승인 등)은 원칙적으로 공증이 법적 강제사항은 아닙니다.
 
2) 단, 투자계약서 내에 정기주총 공증 약정이 있다면 계약상 의무에 따라 반드시 이행해야 합니다.
 
3) 계약상 의무가 없더라도 경영권 분쟁 방지, 투자 실사(DD) 대비, 대표이사 배임 리스크 방어를 위해 공증을 받아두는 것이 실무상 안전합니다.

1. 들어가며

스타트업 전문 변호사 서정권입니다. 오늘은 주주총회와 관련하여 실무에서 자주 받는 질문을 가져왔습니다.

주주총회 의결사항 중 ‘VC투자로 인한 자본금 증자’, ‘법인 주소지 변경’ 등 ‘법인 등기사항전부증명서의 변경’을 수반하는 의안들이 있는 경우, 당연히 주주총회 의사록의 ‘공증’을 받아 변경등기신청을 하는 것이 수순입니다.

그런데 통상적으로 ‘정기주주총회’는 대부분 ‘직전 사업연도 영업보고 및 감사보고’ ‘전 회기 재무제표 승인’ ‘당해 사업연도 사업계획안 승인’ 등과 같이 과거 사업연도의 경영 성과 및 재무상태를 확정하고, 향후 경영 목표를 구체화 하는 의안들로 구성됩니다.

이러한 의안들은 법인의 등기사항전부증명서, 즉 법인 상업등기부의 변경 사항이 아니므로, 굳이 주주총회 의사록을 공증 받아야 하는가에 대한 의문이 생길 수 있습니다. 이에 그 필요성에 대해 알아봅니다.

2. 결론

결론부터 요약하자면 다음과 같습니다.

1) 만약 VC 등 투자자와 체결한 ‘투자계약서’ ‘신주인수계약’ 등에서 ‘주주총회 의사록의 공증’을 명시적인 의무사항으로 정하고 있다면, 이에 근거하여 주주총회 의사록을 공증 받아야만 합니다.

2) 만약 계약상 별도의 정함이 없고, 상업등기를 수반하지 않는 의안이라면 법령상 공증을 받아야 할 강제적인 의무는 발생하지 않습니다.

3) 다만 투자자와의 약정 여부와 관계없이, 결의 내용의 진정성을 확보하고, 향후 발생할 수 있는 투자자들과의 분쟁, 주주간 갈등 등에 대비하기 위해서는 실무적으로는 공증 절차를 거치실 것을 권고합니다.

아래에서 하나씩 그 이유에 대해 살펴봅니다.

3. 투자계약서에 ‘주주총회 의사록 공증’에 대한 조항이 있는 경우

가끔 VC 나 엔젤투자자 등 투자자들은 자신들이 참여하는 ‘주주총회’에 대하여 해당 주주총회의 의사록 공증을 받도록 투자계약서나 신주인수계약서 상에 명시하는 경우가 있습니다. 이때는 주주총회를 여는 경우, 딱히 등기가 필요한 의안이 아니더라도 해당 계약상 의무가 있으므로 주주총회 의사록 공증을 받아야만 합니다.

[투자계약서 예시 조항]   ② 회사는 매 회계연도 종료 후 개최되는 ‘정기주주총회’의 경우, 상업등기 사항의 발생 여부를 불문하고 해당 주주총회 의사록에 대하여 공증인법에 따른 의사록 공증을 받아야 한다.   ③ 회사는 전항에 따른 공증된 의사록 사본을 주주총회 종결일로부터 14일 이내에 투자자에게 서면 또는 전자적 방법으로 제출하여야 한다.

만약 이러한 조항이 있는지 걱정되신다면, VC나 엔젤투자자와의 투자계약서들에 ‘공증’ 이라는 조항이 있는지 직접 혹은 AI를 통해 검색해보시면 됩니다.

4. 법령상 강제 의무는 없습니다.

그러나 위와 같은 ‘투자계약상 강제되는 예외적인 경우’가 아니라면, 굳이 등기 안건이 없는 일반적인 정기 주주총회의 경우 법령상 공증이 강제되지는 않습니다. 즉 법령상 등기 의무는 없습니다.

여기서 스타트업 실무자들 내지 대표님들께서 특정 안건이 변경 등기 사항인지 여부를 헷갈려하실 수 있어, 아래와 같이 간단히 정리해봅니다.

[주주총회 안건 중 변경등기 사안인 경우]   1. 정관 변경을 수반하는 안건 (가장 빈번한 등기사항)   – 주주총회에서 정관을 변경하기로 결의하면, 그 내용 중 등기사항에 해당하는 것들은 반드시 등기해야 합니다.   (1) 상호 변경: 회사의 이름을 바꾸는 경우입니다.   (2) 목적 변경: 회사가 새로 추진할 사업 분야를 추가하거나 뺄 때입니다.   (3) 공고방법 변경: 회사의 소식을 알리는 신문이나 홈페이지 주소를 바꿀 때입니다. 루트릭스는 홈페이지 주소와 일간지명을 등기하고 있습니다.   (4) 발행할 주식의 총수(수권주식수) 변경: 회사가 앞으로 발행할 수 있는 주식의 최대 한도를 늘릴 때입니다. 이는 신주발행과는 다른 의미로, 실제 주식을 발행하는 것이 아니라, 통상 정관 [제2장 주식] 부분 첫 번째에 [장래에 발행할 주식의 총수] 라는 부제로 조항이 존재합니다.   (5) 종류주식의 내용 신설 및 변경: 전환우선주나 상환전환우선주(RCPS) 등 새로운 종류의 주식을 만들거나 내용을 바꿀 때입니다. 대부분의 VC이 경우 전환상환우선주 등을 인수하는데, 라운드에 따라 다른 내용의 전환상환우선주가 발행되면, 그때마다 내용을 달리하는 다른 내용의 종류 주식들을 정관에 반영하고 등기부에 기재하여야 합니다.   (6) 주식매수선택권(스톡옵션) 규정: 스톡옵션을 줄 수 있다는 근거 규정을 정관에 넣을 때입니다. 부여 범위, 대상, 행사 기간 등이 등기 대상입니다. 단 주의사항은 ‘스톡옵션 발행의 근거’인 스톡옵션의 전반적인 내용만 등기하면 되고, 실제 스톡옵션을 부여할 때 마다 등기할 필요는 없습니다.   2. 임원 선임 및 해임에 관한 안건     (1) 이사와 감사는 주주총회에서 선임하므로, 그 결과는 항상 등기부에 반영되어야 합니다.     (2) 이사·감사의 취임 및 중임: 새로운 임원을 뽑거나(취임), 임기가 끝난 임원을 다시 뽑을 때(중임) 등기합니다.   (3) 이사·감사의 퇴임 및 해임: 임원이 스스로 물러나거나 주주총회 결의로 해임될 때 등기합니다.   3. 자본금 변동에 관한 안건   (1) 유상증자 및 무상증자: 주주총회(또는 이사회) 결의로 신주를 발행하여 자본금이 늘어나면, 발행주식의 총수와 자본금의 액을 변경 등기해야 합니다.   (2) 자본금 감소(감자): 주식 소각 등을 통해 자본금을 줄일 때도 등기 대상입니다.   4. 회사의 구조적 변화 (M&A 등)   합병, 분할, 해산: 회사가 다른 회사와 합쳐지거나 나눠질 때, 혹은 사업을 종료하고 해산할 때 주주총회 결의를 거쳐 등기합니다.

따라서 위와 같은 안건을 포함하지 않는 일반적인 정기 주주총회나 임시 주주총회의 경우, 주주총회 의사록 공증이 꼭 필요하지는 않습니다.

5. 그럼에도 미래를 대비하여 주주총회 공증을 추천합니다.

위와 같이 법령상 주주총회를 공증이 강제되지 않으므로, 등기하지 않아도 법령상 위배되거나 과태료 처분 등을 받을 일은 없습니다.

그래서 초기 스타트업의 경우, 즉 대표 1인 주주거나 공동 창업자들이 주주인 경우 굳이 공증을 받을 필요성은 떨어집니다.

그러나 공동 창업자들 간에서도 주주총회 안건에 대한 의결 불일치가 있는 경우에는 추후 시비 방지를 위해 의사록 공증을 받아두는 것이 훨씬 안전합니다.

또한 라운드가 진행되어 VC와 다른 이해관계를 가진 많은 투자자들이 주주로 들어와 있는 경우, 아래와 같은 이유로 공증을 꼭 추천합니다.

1) 경영권 분쟁 시 ‘무결점’ 증거력 확보

(1) 결의 내용의 부인 방지: 주주총회는 재무제표 승인이나 차기 사업계획 확정 등 회사의 운명을 결정하는 자리입니다. 경영권 분쟁이 발생하면 반대파 주주들은 “당시 그런 결의를 한 적이 없다”거나 “의사록이 사후에 조작되었다”고 공격하기 마련입니다. 혹은 추후 경영 성과에 대해 문제를 제기할 때에도, 주주총회 의사록은 ‘전 회기 경영 성과에 대한 의결 시 별 이의없이 승인했다’ 라는 증거가 될 수 있습니다.

(2) 절차적 정당성 입증: 공증인은 참석 주주의 신원과 인감 등을 실시간으로 확인하므로, 공증된 의사록은 결의 당시의 정족수 충족 여부와 의사표시의 진정성을 공적으로 증명하는 가장 강력한 증거가 됩니다.

2) 대외 신뢰도 제고 및 투자 유치(Due Diligence)

(1) 대비 VC의 엄격한 사후 관리 대응: 대부분의 VC 투자 계약서에는 주주총회 안건 및 결과에 대한 서면 통지 및 보고 의무가 명시되어 있습니다. 특히 후속 투자 유치나 IPO를 앞둔 실사(DD) 과정에서 과거 결산 자료들이 공증되어 있지 않다면 기업 가치 평가 및 투명성에 대한 의문이 제기될 수 있습니다.

(2) 금융권 및 정부 사업 증빙: 금융기관 대출이나 대규모 정부 지원 사업 참여 시, 회사의 적법한 의사결정 과정을 입증하기 위해 ‘공증된 의사록’ 제출을 요구받는 경우가 빈번합니다.

3) 대표이사의 사문서 위조 및 배임 리스크 방어

(1) 독단적 의사결정 의혹 차단: 소규모 스타트업의 경우 대표이사가 임의로 의사록을 작성했다는 오해를 받기 쉽습니다. 특히 이사의 보수한도 승인 과 같이 이해관계가 예민한 안건에서 공증을 생략할 경우, 추후 배임이나 사문서 위조 등의 형사적 분쟁에 휘말릴 위험이 있습니다.

(2) 형사적 방패막이: 공증 절차를 거쳤다는 사실 자체만으로도 대표이사가 상법상 절차를 준수하려 노력했다는 점이 인정되어, 악의적인 고소·고발로부터 경영진을 보호하는 심리적·법적 방어선이 됩니다.

6. 주주총회 공증을 위한 절차

주주총회를 여는 것이 이미 결정되어 있다면, 주주총회 공증을 위한 추가 절차는 크게 어렵지 않습니다. 최근 많은 스타트업이 ‘서면 결의’ 방식을 선택하므로, ‘서면 결의’를 기준으로 말씀드리면, 주주총회 소집 절차 당시 ‘소집통지서’와 함께 ‘주주총회 의안 설명서’를 자세하게 기재하여 제공하고, ‘서면결의서’ 양식과 ‘사서공증 위임장 양식’을 첨부하며 작성을 주주에게 요구드리고, 마지막으로 ‘인감증명서’ 2부를 첨부하여 회신달라고 하면 됩니다.

해당 내용에 대하여는 본 변호사의 칼럼 중 아래 칼럼에 상세하게 기재되어 있으므로, 해당 칼럼의 [Ⅳ. 목차]부터 참고하시면 됩니다.

주주총회 의결권 행사 방식 중 ‘서면결의 방식’의 분석과 유사개념과의 차이

7. 마치며

스타트업 초기에는 창업자와 우호적인 주주들 위주로 운영되기에 복잡한 절차보다는 실행의 속도가 우선시되곤 합니다. 하지만 회사가 성장하여 투자자가 늘어나고, 향후 IPO나 M&A라는 거대한 관문을 앞두게 되면 상황은 달라집니다. 그 간의 의사결정이 얼마나 투명하고 적법했는지는 회사의 가치를 증명하는 가장 강력한 성장 궤적의 증거가 되기 때문입니다.

주주총회의 정교한 설계와 의사록 공증을 통해 귀사의 내실을 다지는 과정에서 그 길에 스타트업의 호흡을 이해하는 스타트업 전문 변호사 서정권이 든든한 조력자로 함께하겠습니다.

칼럼니스트 소개: 변호사 서정권 | 스타트업/병원 전문 변호사, 법무법인 대청 소속 홈페이지: seojungkwon.com 블로그: blog.naver.com/jk_lawyer (병원) blog.naver.com/jk-lawyer (스타트업)

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