| [스타트업 법률칼럼] > [스타트업 민사] > [의사결정] > [주주총회] 최근 VC들이 스타트업에게 요구하는 주주총회 결의 방식으로 ‘서면 결의’를 요구하고 있는바, 스타트업 입장에서는 해당 방식의 정확한 의미와 절차를 파악하지 못하고 실수하여 주주총회 의사록 공증과정이나 등기 과정에서 혼선을 겪는 경우가 많습니다. 이에 대해 확인합니다. |
[요약]
- VC가 말하는 ‘서면 결의’는 주주총회를 열되, 직접 참가하지는 않고 서면으로 의결권을 행사하겠다(상법 제368조의3)는 의미입니다.
- 상법 제363조의 ‘서면에 의한 결의로서 주주총회 결의를 갈음하는 것’과는 다른 의미입니다.
- 서면에 의한 결의서를 받을 때는 미리 주주총회 안건을 상세하게 확정한 후 2주 전에 소집통지서와 함께 안건을 송부하는 것이 중요합니다.
Ⅰ. 주주총회 의결권 행사의 방식과 최근 VC가 선호하는 방식
1. 전통적인 의결권 행사 방식
안녕하세요, 변호사 서정권입니다. 전통적으로 VC가 스타트업 주주총회에서 주주로서 의결권을 행사하는 방식은 ‘의결권의 위임’ 즉 의결권을 주주이자 의장인 대표이사에게 위임하여 이를 행사하는 방식을 취하였습니다. 소집통지서 상에 적힌 의안에 대해 찬성할 경우, 이에 대하여 의결권을 대표이사에게 일임하여 찬성 의결하도록 하는 방식이었습니다.
그래서 투자자들은 ‘유상증자’, ‘스톡옵션 부여’, ‘이사 선임’, ‘정관 변경’ 등 스타트업의 굵직한 이벤트 마다, 주주총회를 열며 ‘의결권 위임 방식’으로 주주총회에 직접 참석하지 않고 스타트업의 주주로서 의결권을 행사했습니다.
2. 최근 VC 투자사들의 ‘서면결의 방식’의 선호
최근 VC 투자사들에서 스타트업에 대하여 ‘의결권 위임’을 통한 의결권 대리행사 방식 대신, ‘서면결의서’ 방식을 취하겠다고 통보하는 경우가 많습니다.
아마도 ‘의결권 위임’의 방식은 주주인 투자사들이 자신의 의결권을 직접 행사한 것이 아니기에,, 명확한 의사표시라고 볼 수 없어 추후 분쟁의 소지가 생길 염려가 있어, VC로서는 ‘내가 어떤 의안에는 동의했고, 반대했다’ 라는 점을 명확하게 구분하여 의사표시를 남겨둘 수 있는 ‘서면 결의 방식’을 채택하는 것으로 보입니다.
3. 스타트업 실무자들의 혼란
스타트업의 대표님들이나 관련 실무자들께서는 ‘서면 결의’ 방식에 대해 단순하게 생각하여 실수하거나, 혹은 상법상 조문상의 중복 개념 때문에 혼동 때문에 곤란해하시는 경우가 많습니다. 스타트업 전문 변호사로서, 아래에서 개념을 정리하고 실무에 적절한 ‘서면 의결서’ 서류 형태를 정리해드리겠습니다.
Ⅱ. ‘서면 결의’의 두 가지 의미
1. 제363조 제4항의 [서면에 의한 결의]
가. 조문의 의미
| 제363조(소집의 통지) ④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. |
위 제363조 제4항에서 ‘서면에 의한 결의’는 주주총회를 생략할 때 쓰는 방식입니다. 즉 주주총회 자체가 생략되는 방식이며, 주주총회 없이 바로 ‘해당 의결에 동의할테니 굳이 주주총회를 열지 마라’ 라는 방식입니다.
쉽게 말하면 “상법 제363조 제4항의 서면결의는 주주총회를 아예 열지 않고 서면으로 결의를 갈음하는 방식입니다.”
여기서 자주 실무가분들이 헷갈리는 경우가 있습니다. ‘우리는 어차피 주주총회를 연 적이 없고, 대부분 개최를 생략한다’ 라고 생각하여, 위 제363조 제4항이 우리의 경우라고 생각하기 쉽상입니다.
그러나 아닙니다. 대부분의 스타트업들은 ‘주주총회를 실시하되, 실제 장소를 만들어 개최하지 않는 것’일 뿐입니다. 즉 주주총회 자체는 열되, 주주총회를 장소를 정하여 주주들, 즉 VC 투자사들을 초빙하는 것이 아니라, 간이하게 서류상으로만 주주총회를 개최하는 것입니다. 따라서 제363조 제4항과는 무관합니다.
즉 서면에 의한 결의로서 ‘주주총회 자체’가 생략되어버리며, ‘주주총회 의결서’도 만들어지지 않으며, 그 자체로 주주총회를 대체해버린 것입니다.
| 주주총회의 형식상 존재 | 실제 주주를 모아 개최 | |
| 상장사의 주주총회 | O | O |
| 대부분의 스타트업의 주주총회 | O | X(제368조의3에 따른 서면 의결권 행사로 대체) |
| [제363조 제4항]에 따른 서면결의 | X | X |
나. [제363조 제4항에 따른 서면 결의]시 공증이 필요할까?
따라서 위조문에 따라 ‘주주총회를 서면 결의로 대체’해버리면, 주주총회 자체가 생략되는 것이고, 주주총회 결의서도 공증 받을 필요가 없습니다. 실제로 공증사무소에 가서 서면결의서를 내밀면 ‘주주총회 자체를 생략하신 것인가요?’ 라고 물으십니다. 이때 공증사무소에서 묻는 말의 의미는 ‘주주총회 자체를 생략했는데 공증할 주주총회가 어딨느냐? 공증 사무실에는 왜 왔느냐?’ 라는 의미입니다.
즉, 해당 조문을 통해 주주총회 자체를 생략하면, 공증 받을 ‘주주총회 의사록’이 없는 것입니다. 따라서 공증사무소에서 할 일이 없습니다.
다. [제363조 제4항에 따른 서면 결의]의 요건
해당 서면 결의의 요건은 조문 그대로입니다.
(1)자본금 총액이 10억원 미만일 것
(2) 주주 전원이 서면 결의 방식에 동의할 것
(3)주주 전원이 서면으로 의안에 대한 동의 의사를 밝힐 것
총 세가지입니다.
다만 이 방식을 선호하지 않는 것은, 초기 엔젤 투자자를 비롯한 모든 VC가 ‘서면에 의한 결의로써 주주총회 결의를 갈음하겠다’ 라고 동의하기가 쉽지 않다는 것입니다. 많은 VC나 엔젤투자자들은 제대로 된 절차와 소집 통지를 수반하는 ‘주주총회’를 통해 자신의 의결권을 행사하기를 바랍니다.
라. [제363조 제4항에 따른 서면 결의]는 언제 사용되는가.
따라서 위와 같은 [제363조 제4항에 따른 서면 결의]는 특수한 경우, 즉 엔젤투자자들과 VC 등 기존 주주들에게 양해를 구하고, 긴급하게 주주총회 의결사항, 즉 중대한 경영상의 결정을 ‘주주총회 없이’ 빠르게 의결시킬 때 사용됩니다.
특히 ‘주주 전원의 동의가 있을 경우’ 에는 [소집절차]도 생략할 수 있으므로, 보통 ‘주주전원에게 급하게 전화로 양해를 구하고 중요한 경영상의 결정, 제가 자문한 스타트업의 경우에는 갑작스러운 인수합병 제안이나 거액의 투자유치 등 기존 투자자들에게도 이득이 되는 경영상의 결정을 내릴 때 사용합니다.
그래서 이론적으로는 주주 모두의 동의를 구한다면 [소집 절차]도 생략하고 [주주총회 결의]를 생략해버리고 의안을 통과시켜버릴 수 있습니다.
다만 주주 전원의 예외없는 동의가 필요하므로 이는 특수한 경우에만 사용됩니다.
2. [상법 제368조의3 서면에 의한 의결권 행사
가. 조문의 의미
| 제368조의3(서면에 의한 의결권의 행사) ①주주는 정관이 정한 바에 따라 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다. ②회사는 총회의 소집통지서에 주주가 제1항의 규정에 의한 의결권을 행사하는데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다. |
이는 위 [제363조 제4항에 따른 서면 결의] 와는 전혀 다른 의미입니다. 즉 ‘주주총회 자체는 형식적으로는 열리되’, ‘주주들이 실제 참석하지는 않고’ 서면으로 의결권을 행사하는 것입니다.
쉽게 말하면 “상법 제368조의3은 주주총회는 개최하되, 주주가 출석하지 않고 서면으로 의결권을 행사하는 방식입니다.”
이 방식이 대부분의 스타트업과 VC 투자사 사이 관계에서 이루어지는 [서면 결의]입니다.
나. 요건
[제363조 제4항에 따른 서면 결의] 방식의 의결권 행사를 하려면 두 가지 요건이 필요합니다.
(1) 회사 정관에 위와 같은 방식을 언급하고 있을 것 (2) 소집통지서에 의결권 행사에 필요한 충분한 정보를 제공할 것
입니다.
(1) 회사 정관에 제363조 제4항에 따른 서면 결의 방식을 규정하고 있을 것.
대부분 회사 정관에서 ‘주주총회의 방식’을 정하며 ‘상법 제368조의3 에 따른 서면에 의한 결의 방식으로 결의를 할 수 있다’ 라고 규정하고 있습니다. 만약 없다면 이를 꼭 미리 규정해두시기 바랍니다.
(2) 소집통지서에 의결권 행사에 필요한 충분한 정보를 제공할 것.
이때는 소집통지서에 의결권 행사에 필요한 충분한 정보가 제공되어야 합니다. 예컨대 신규 VC 투자를 유치하게 되어, 이를 주주총회 의결사항으로 삼으려 할 때, 14일 전 주주총회 소집 통지를 할 때부터 ‘신규 라운드에 참여하는 투자사의 이름’ ‘주식의 발행가액(인수가액)’ ‘발행 주식’ 등을 명확하게 기재하고 주금 납입일도 가급적 러프하게나마 정하여 ‘별지 목록’ 등으로 첨부하여 제공하여야 합니다.
이러한 구체적인 의안 정보가 누락되면 서면 결의는 효력이 없으며, 처음부터 다시 VC에게 메일을 돌리고 주주총회를 열어야 하는 불상사가 일어납니다.
3. VC가 스타트업에게 “앞으로 서면 결의로 의결권을 행사하겠다”라는 의사표시의 의미
이와 같이 VC가 스타트업에서 ‘앞으로 서면 결의로 의결권을 행사하겠다’ 라고 한다면 이는 당연히 [상법 제368조의3 서면에 의한 결의]를 뜻합니다. 즉 주주총회 자체는 열리되, 굳이 참석하지 않고 서면으로 내 의결권을 행사할테니, 소집통지할 때부터 안건을 명확하게 정하여 내게 통지하고, 내게 ‘서면의결서’ 양식을 보내주면, 내가 검토해보고 의결서에 도장을 찍어보내주겠다는 의미입니다.
Ⅲ. 스타트업 대표님들이 많이 하는 실수에 대하여
1. 투자자들이 서면 결의를 원한다는 이유로, 주주총회 자체를 생략해버리는 경우
위에서 말씀드렸다시피, 주주 전원이 모두 ‘서면 결의’ 방식에 동의하고, 의안에도 모두 동의하고, 관련 서류를 모두 보내줄 수 있는 상황이라면 상법 제363조 제4항에 따른 ‘서면 결의에 따른 주주총회 생략(갈음)’ 방식을 쓸 수 있지만, 그런 경우는 흔치 않습니다. VC나 투자자들의 입장이 모두 다르고, 보내줄 수 있는 서류 또한 다 다르기 때문입니다.
따라서 투자자들(VC)이 서면 결의를 원한다고 하더라도, 주주총회 자체를 생략해서는 안되고, 주주총회를 요식상으로는 열되, 실제로는 모이지 않고 ‘주주총회 의사록’으로 만들어 공증 받는 것이 중요합니다.
2. 정관에 ‘상법 제368조의3 서면에 의한 결의’ 방식을 규정하지 않는 경우
그냥 인터넷에 배포된 정관 표준양식이나, 저가의 설립등기 공장형 서비스를 이용한 스타트업의 경우, 정관에 ‘상법 제368조의3 서면에 의한 결의’를 아예 규정하지 않고 있는 경우가 있습니다. 이 경우 서면에 의한 결의 자체가 안되는데, 서면에 의한 결의를 한 뒤 공증사무소에 가져가면, ‘정관에 규정도 없는데 무슨 서면 결의를 하셨어요?’ 라고 하며 공증을 거부당하고, 다시 VC와 투자자들에게 양해를 구하고 서류를 요청하는 불상사가 일어날 수 있습니다.
스타트업이라면 정관에 무조건 ‘상법 제368조의3 서면에 의한 결의’ 방식을 규정하고 있어야 합니다.
3. 소집통지서에 제대로 된 의안 설명을 하지 않는 경우
서면에 의한 결의는, 주주들이 직접 주주총회에 참여하지 않고, 소집통지 당시 제공된 의안 설명만을 믿고 결의하는 방식입니다. 그런데 소집통지서에 첨부하여야 할 ‘의안설명서’를 제대로 첨부하지 않고 서면 결의를 받는다던가, 혹은 의안설명이 허술하다던가, 혹은 의안 설명과 다르게 주주총회 의사록을 만들어 공증 받으면, 추후 문제가 생길 경우 주주총회의 효력이 부정되고 그에 기해 이루어진 많은 거래들에 대해 책임이 생길 수 있으며, 심지어 형사적으로 ‘사문서 위조죄’의 죄책까지도 질 수 있습니다.
따라서 ‘서면 결의’ 방식을 선택한 스타트업의 경우, 14일 전에 보낼 소집통지서에 ‘의안설명서’를 매우 구체적이고 확실하게 첨부하여야 합니다.
Ⅳ. [상법 제368조3 서면에 의한 결의] 시 필요 서류 및 체크리스트
1. 필요 서류의 정리
이때 필요한 서류는 다섯 가지입니다.
1)소집통지서
2)주주총회 의안 설명서
위 두 서류는 소집통지, 즉 주주총회 개최일 14일 전에 미리 소집통지를 할 때 보내야 하는 서류입니다. 이때 2) 주주총회 의안 설명서는, 앞으로 작성될 ‘주주총회 의사록’과 같은 내용으로 작성되어야 하며, 최대한 자세하게 작성하는 것이 시비를 방지할 수 있습니다.
3)서면결의서
4)사서공증 위임장
5)인감증명서
위 3) 4) 5) 서류는 주주들이 1) 2) 서류를 받아 검토한 후 보내주는 서류입니다. 3) 서면결의서를 통해 ‘서면 결의’가 이루어지고, 해당 결의가 담길 ‘주주총회 의사록’에 대해 공증하는데 동의한다는 의미로 4) 사서공증 위임장 또한 보냅니다. 그리고 3) 4) 서류에 날인된 주주의 인감의 진위여부를 확인해 줄 주주의 5) 인감증명서 또한 함께 받아야 합니다
이후 2) 주주총회 의안설명서의 내용과 동일하게 ‘주주총회 의사록’을 작성한 뒤, 1) 2) 3)4) 5) 의 모든 서류를 가지고 공증사무소에서 주주총희 의사록 공증을 받아 등기소에 등기 신청을 하게 됩니다.
위 서류 중 일부의 서식을 아래와 같이 첨부합니다. 필요하시다면 다운받으시어 이용하시기 바랍니다.
2. 체크리스트
-정관에 서면 의결권 행사 규정 존재 여부 확인
-주주총회 소집통지 (14일 전)
-의안 상세 기재 (투자조건, 발행가 등)
-서면결의서 회수
-공증 및 등기 진행
Ⅴ. 마치며
저희 로펌 스타트업 등기팀은 스타트업 전문 변호사 서정권의 책임 하에 서면결의 구조 설계, 의사록 공증 및 등기까지 실무적으로 지원합니다.
Q. VC 투자사에서 앞으로 주주총회 안건을 ‘서면 결의’로 진행하자고 합니다. 이제 주주총회를 아예 개최하지 않아도 되는 건가요?
A. 아닙니다. 주주총회 자체는 개최하셔야 합니다. VC가 요구하는 서면 결의는 상법 제368조의3에 따른 ‘서면에 의한 의결권 행사’를 뜻합니다. 이는 주주총회를 아예 생략하겠다는 의미(제363조 제4항)가 아니라, 회의는 열되 “직접 참석하지 않고 서류(의결서)에 도장을 찍어 찬반 의사를 명확히 표시하겠다”는 의미입니다. 따라서 스타트업 실무진은 주주총회 14일 전 소집통지를 할 때, 신규 투자사 이름, 발행 가액 등 구체적인 안건 정보를 상세히 기재하고 ‘서면 의결서 양식’을 함께 보내야 적법하게 의결권을 행사받을 수 있습니다.
| 칼럼니스트 소개: 변호사 서정권│병원·스타트업 전문 변호사 홈페이지: seojungkwon.com 블로그: blog.naver.com/jk_lawyer (병원) blog.naver.com/jk-lawyer (스타트업) |
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